Termes et conditions

Mentions Légales

Flüüfff ASBL est une Association Sans But Lucratif enregistrée en Belgique sous le numéro 0662.498.716 (pour plus de détails consultez la Base de Données de la Banque Carrefour des Entreprises Belges). Flüüfff, ASBL Rue du Cadran 7 1210, Saint-Josse-ten-Noode Belgique

Les Administrateurs de l’ASBL sont Thierry Dognié, Jan Taverniers, Wybren van der Meer et Benoît Volckaert.

Tous les revenus récoltés durant l’évènement seront utilisés pour l’achat d’équipement ou de services dans le but d’améliorer les prochaines éditions de Flüüfff et/ou seront donnés à une œuvre caritative .

Termes et Conditions

Ces termes et conditions s’appliquent à tous les participants et visiteurs de la convention.

Inscription et Paiement

Afin de prendre part à la convention, vous devez acheter un ticket émis par le système de billetterie de la Flüüfff. Les tickets obtenus par tout autre moyen ne seront pas considérés comme valides.

Screening

Les inscriptions peuvent être rejetées ou approuvées à la discrétion de l’équipe gérant les inscriptions.

Moyens de paiement

Nous acceptons actuellement les paiements par virement bancaire, carte de crédit (VISA, Mastercard) et carte de débit (Bancontact, Maestro). Aucun autre moyen de paiement ne sera accepté.

Paiement par virement bancaire

Le premier paiement sur facture est dû endéans les 10 jours calendrier après avoir sélectionné le paiement par transfert bancaire. Si nous ne recevons pas de preuve de paiement dans les 10 jours après la sélection de ce moyen de paiement, les tickets ne seront plus garantis et pourront être annulés. Pour tout paiement au dessus de 120€, nous autorisons le paiement en 3 fois, jusqu’à 2 mois avant la convention :

• Le premier virement devra se faire endéans les 10 jours.
• L’ensemble de la somme devra être réglée endéans les 2 mois ou un mois avant le début de la convention selon la date limite qui arrive la première.
• Si le paiement ne peut être complété à temps, les réservations seront annulées sans qu’il n’y ait de remboursement.

Paiement par Stripe (Bancontact, carte de crédit ou de débit)

Assignation des chambres

L’équipe des inscriptions se réserve le droit de réassigner les participants dans des chambres différentes. En cas de différence de prix au bénéfice du participant, la différence sera remboursée.

Inscription

Des participants ne faisant pas partie des bénévoles travaillant pour la Flüüfff et qui profiteraient du programme de pré-inscription dédié à ceux-ci peuvent se voir bannis de la convention. Dans ce cas, l’équipe des inscriptions se réserve le droit de procéder – ou non – à un remboursement des frais d’inscriptions.

Livraison

Un email de confirmation vous sera envoyé lorsque le paiement aura été complété.

Vous pouvez aussi à tout moment accéder à votre compte en ligne et imprimer la confirmation, vérifier le statut des paiements pour vos factures ou imprimer les factures.

Vérification de l’âge

Les participants doivent avoir au moins 18 ans lors de leur premier jour de convention. Les mineurs (à la date de leur présence à la convention) n’ont pas le droit de s’inscrire et l’accès à la convention leur sera interdit. Les participants doivent pouvoir présenter une carte d’identité valide, un passeport valide ou un permis de conduire lors du check-in journalier. Les informations reprises sur votre carte d’identité ou votre passeport doivent correspondre aux enregistrements dans notre système de billetterie.

Annulation/Transfert de ticket

Annulation

Les tickets (incluant les charges, les extras et les chambres d’hôtel réservés via la Flüüfff) ne sont pas remboursables.

Transfert

Les tickets (incluant les charges, les extras et les chambres d’hôtel réservés via la Flüüfff) peuvent être transférés. Chaque partie doit envoyer un email à registration@fluufff.org, en utilisant la même adresse email que lors de leur inscription. Cet email doit contenir les numéros d’inscription et une confirmation d’autorisation du transfert. Les informations dans le système de billetterie seront mises à jour après le transfert. Un transfert ne pourra être considéré comme effectif que lorsqu’un email de la Flüüfff le confirme (celui-ci sera envoyé à toutes les parties). Remarque : les transferts de tickets doivent impérativement être effectués par l’équipe des inscriptions avant le début de la convention. Si une personne ne figurant pas dans notre système de billetterie venait à se présenter, elle ne pourrait pas être admise pour un billet lié à une autre personne.

Annulation de l’évènement

Dans le cas où l'événement devait être annulé, tous les paiements dus à la Flüüfff (ticket, hôtel) seront remboursés, à l’exception des frais administratifs et de coûts d’organisation.

Tout autre dépense, telle que des frais engagés pour le trajet ou d’autres dépenses qui ne sont pas engagées par la Flüüfff, ne pourra être remboursée sous aucune circonstance.

Sponsor

Sponsoriser permet de supporter la convention à travers un don. En remerciement, les sponsors verront leur pseudonyme mentionné dans le conbook, recevront un badge différent des autres participants et un pack cadeau.

Règles de conduite

Ces règles et conditions s'appliquent à tous les participants de la convention. La Flüüfff tient à se présenter comme une convention préparée de manière professionnelle, respectueuse, amicale et ouverte d'esprit envers les membres de la communauté Furry et leurs amis. Afin d'éviter toute incompréhension sur le type de comportement qu'il est acceptable d'avoir à un évènement comme la Flüüfff, il est attendu de vous de respecter les règles qui suivent. Lisez ces règles bien attentivement. Gardez aussi à l'esprit que ces règles sont applicables pendant toute la durée de la convention, y compris le jour de l'arrivée anticipée et du départ tardif.

Inscription et badge

• Vous devez être âgé d'au moins 18 ans le premier jour de la convention.
• Seuls les participants en règle d’inscription et porteurs du badge officiel de la convention de cette année pourront entrer dans l'espace de convention.
• Vous devez porter votre badge de manière visible à tout moment, afin que vous puissiez être identifié comme participant à la convention.
• Vous faire passer pour un participant, ou entrer dans la convention sans utiliser de badge valide, ou en utilisant un badge qui ne vous appartient pas, n'est pas autorisé.
• Vous n'avez pas le droit de vous faire passer pour un membre de l'équipe (stewards, safety, etc.) en portant les tours de cou aux couleurs correspondant à l'équipe de la convention, des volontaires ou de la sécurité.
• Modifier ou couvrir toute information sur votre badge (par exemple en utilisant un autocollant ou un dessin) n'est pas autorisé.
• Rester une nuit entière à l’hôtel sans une réservation valide (aussi appelé ghosting) est interdit.
• Faciliter l’entrée ou la nuitée à l’hôtel d’une personne non autorisée n’est pas toléré et peut conduire à un bannissement de la convention (pour l’édition en cours, mais aussi pour les éditions futures).
• Si vous avez perdu votre clé de chambre, veuillez contacter la réception de l'hôtel aussi rapidement que possible. La Flüüfff n'est en aucun cas responsable des conséquences liées à la perte de votre clé.

Comportement général

• Il est attendu de vous d'avoir un comportement approprié à tout moment :
  • Veuillez traiter autrui avec respect.
  • Si quelqu'un vous demande d'arrêter, arrêtez. Si vous êtes prié de laisser la personne seule, partez. Ceci n'est pas négociable.
  • Il est toujours bon de rappeler que certaines personnes réservent toute forme de contact physique exclusivement à leurs amis proches et/ou membres de la famille. Si vous n'êtes pas sûr que quelqu'un veuille recevoir un câlin, être approché par surprise, poussé ou être violenté, demandez-le lui d'abord.
• Vous êtes responsable de tout dommage que vous pourriez provoquer aux biens d'autrui, de la convention ou de l'hôtel.
• Si cela devait s’avérer nécessaire, des frais de nettoyage peuvent vous être imputés.

Fursuiting

• Faites attention aux fursuiteurs, pour ne pas endommager la fursuit ou blesser la personne à l’intérieur. Prenez en compte que leur vision/écoute est limitée.
• Les personnes suivantes sont autorisées à entrer dans la Fursuit Lounge : membres du staff, fursuiteurs et au plus un assistant par fursuiteur.
• Aucune prise de photo/vidéo n’est autorisée dans la Fursuit Lounge.
• Ne manipulez pas une fursuit qui ne vous appartient pas. Si une fursuit encombre l’espace, veuillez alors contacter un membre du staff pour s’en occuper pour vous.
• Des en-cas et boissons sont mis à la disposition exclusive des fursuiteurs qui amènent leur fursuit à la Fursuit Lounge.
• Réserver un emplacement à l’aide de serviettes, ruban marqueur ou tout autre objet n’est pas autorisé. Le staff se réserve le droit d’ôter ces objets pour libérer l’espace nécessaire aux autres fursuiteurs.

Habillement et Décence

La Flüüfff veut se montrer aussi tolérante et accueillante que possible envers ses visiteurs. Ceci signifie que nous voulons être aussi permissifs que possible, tant que cela ne commence pas à offenser d'autres participants et les personnes partageant les mêmes espaces publics. Les exceptions aux règles ci-dessous seront clairement communiquées ainsi que les heures et zones spécifiques où elles s'appliquent. Prenez conscience que certains accessoires ou types de vêtements peuvent porter un discrédit sur la convention et/ou le fandom et ne devraient pas être portés en public. Si vous avez un doute sur le fait que quelque chose soit approprié en public, alors gardez-le dans votre chambre. Le staff de la convention se réserve le droit de déterminer si des vêtements et/ou accessoires contreviennent aux règles suivantes. Des questions au regard des règles concernant les vêtements peuvent directement être posées au responsable des inscriptions.

• Porter des costumes, accessoires ou objets faits à partir de véritable fourrure n'est pas admis.
• L'exhibition de n'importe quel type de symbole offensant est interdit (incluant, mais pas limité à : représentations racistes, homophobes, discriminatoires).
• Les costumes avec des détails anatomiquement corrects, furry ou non, doivent être habillés au minimum comme indiqué au point précédent.
• Tout comportement sexuel qui va au-delà de la simple démonstration d'affection n'est pas permis en public.
• L'exposition d'objets à thème adulte n'est pas permise dans les espaces publics de l'hôtel. Ceci comprend (mais n'est pas limité aux) : posters de chambre, flyers, cartes de visite, posters et dessins sur les tableaux de libre expression.
• L'exposition d'objets fétichistes n'est pas autorisée en public, même s'ils font partie d'un costume.
• Exposer des articles fétichistes n’est pas permis dans les espaces publics de la convention, même lorsqu’ils font partie du costume. Les puphoods, sex toys, fouets et autres accessoires du genre sont inclus dans cette règle. À l’exception de :
  • Sur un costume : harnais, collier, muselière, laisse, menottes (à condition de ne pas être utilisées).
  • En dehors d’un costume : collier, menottes (à condition de ne pas être utilisées).

Alcool et drogues

• Il est attendu de vous de boire de manière raisonnable. Vous serez tenu pour responsable pour ce que vous direz et ferez, même sous l'effet de l'ébriété.
• Toute personne ivre peut être escortée jusqu'à sa chambre. Si cela devait se produire plus d'une fois, d'autres sanctions pourraient être imposées.
• Fumer ou vapoter (ex : cigarette électronique) n'est pas autorisé dans les bâtiments de l'hôtel, y compris dans les chambres. De lourds frais de nettoyage peuvent vous être attribués si vous fumez ou vapotez dans ces lieux.
• Il n'est pas permis de consommer de l'alcool acheté en dehors de l'hôtel, sauf dans votre propre chambre.
• La possession, la consommation et la vente de substances illégales ne seront pas tolérées. Les mêmes règles s'appliquent lors de l'utilisation et la consommation de drogues.
• Des frais de nettoyage en cas d’abus d’alcool peuvent vous être imputés.

Règlement d'ordre général de l'Hôtel

• Il n'est pas permis de consommer de l'alcool acheté en dehors de l'hôtel, sauf dans votre propre chambre.
• Pour la sécurité de tous les clients de l'hôtel, aucun comportement à risque n'est permis (tel que se bagarrer, simuler un combat, faire du parkour).
• Les participants ne peuvent pas entrer dans les zones de service de l'hôtel. Ceci inclut toutes les coulisses, les élévateurs de service, les toits, les issues de secours et toutes les zones marquées comme "Staff only".
• L'altération ou le déclenchement abusif des appareils anti-incendie - en particulier, le déclenchement des portes anti-incendie et des alarmes anti-incendie - est interdit et aura d'importantes répercussions. Il en va de même avec les détecteurs de fumée.
• Ne cassez ou n'ouvrez pas de manière délibérée des Glow Sticks ou tout autre objet similaire (c'est-à-dire tout objet contenant de la matière colorante, collante ou corrosive).
• Ne collez pas d’objets sur les surfaces de l’hôtel (y compris mais non limité aux : portes, murs, plafonds, ascenseurs).

Chambres d’Hôtel et Vie Privée

• Il est attendu de vous que vous fassiez attention aux chambres et à la propriété de l'hôtel. Vous serez tenu pour responsable pour le moindre dégât que vous leur causeriez.
• Veuillez utiliser les poubelles mises à disposition par l’hôtel. L’utilisation de ces poubelles permet d’éviter d’avoir à régler des frais de nettoyage supplémentaires.
• Vous devez demander l'autorisation à vos camarades de chambre avant d'organiser une fête ou d'inviter des personnes dans la chambre.
• Vous ne devez pas déranger les occupants des autres chambres.
• L’hôtel accueille des personnes ne faisant pas partie de la convention. Veuillez rester polis et courtois avec eux. Si elles devaient vous causer des problèmes, veuillez contacter la réception de l'hôtel.

Armes et Assimilés, Reproductions, Factices et Objets Dangereux

• Veuillez faire attention aux lois sur la régulation des armes. Même des armes factices ou fantaisistes peuvent poser problème.
• Toutes les armes (y compris tout objet assimilable à une arme), reproductions, répliques, outils et jouets doivent être approuvés par l’équipe Safety dès le moment où vous êtes inscrit sur le site web.
• Les pistolets à eau, les pistolets Nerf et autres objets similaires sont prohibés à l’intérieur du bâtiment, à l'exception de zones et horaires spécifiques pré-approuvés par l'équipe Évènements et Activités. Contactez le département des évènements et activités suffisamment en avance si vous souhaitez organiser un évènement avec de tels objets. Ces évènements seront évalués au cas par cas. Même en extérieur, toute précaution devra être prise pour éviter d'atteindre un passant et/ou endommager les biens d'autrui.
• Des combats simulés, des échanges à l'épée, des démonstrations de cracheur de feu et toutes les activités qui pourraient porter atteinte à un passant ou aux biens de l'hôtel ne sont pas permises sans une autorisation explicite du responsable Safety.
• Le responsable du département Safety peut demander à ce que les armes soient équipées d'un dispositif pour les rendre inoffensives de manière visible. Il est alors interdit de modifier ou désactiver ce dispositif.

Activités commerciales

• Toutes les activités commerciales à la Flüüfff, y compris l'Artists Alley/le Dealers' Den, sont sujets aux règles décrites ci-dessous.
• Le responsable du Dealers' Den a le dernier mot quant à toutes les activités commerciales se déroulant à la Flüüfff, que ce soit dans ou à l'extérieur de l'Artists' Alley/du Dealers' Den.

Photographies et vidéos

• En réalisant des photos et des vidéos à la Flüüfff, vous nous donnez le droit d'utiliser vos travaux se rapportant à notre évènement (à l’exclusion des prises obtenues dans les espaces privés).
• Flüüfff ASBL vous donne le droit d'utiliser les vidéos et photos que vous avez prises à la convention pour un usage privé et/ou non commercial seulement.
• Toute publication dans des médias à but lucratif (tels que la presse, la télévision et d'autres médias de masse) nécessite une autorisation écrite du responsable des Relations Publiques.
• Des membres officiels de l'équipe Média peuvent faire des prises de vue et des photos dans les zones publiques de la convention et pendant les évènements afin qu'elles soient utilisées ensuite dans diverses publications. En participant à la convention, vous acceptez que les vidéos et images sur lesquelles vous pouvez apparaître puissent être utilisées dans ces publications sans aucune compensation. Une demande sera néanmoins faite pour toute prise réalisée dans une situation où il est raisonnable d'attendre un respect de la vie privée.
• Vous avez le droit de demander à ce que votre image soit floutée ou enlevée des enregistrements vidéos et photos réalisées par la Flüüfff. Vous devez alors contacter l’équipe Média et leur fournir les informations et détails nécessaires pour appliquer la censure.
• Les prises de photos dans le Dealer's Den, l'Artists Alley et l'Art Show sont interdites. Les appareils photos et vidéos ne sont pas autorisés dans tout l'Art Show.
• D'autres restrictions ou règles peuvent s'appliquer pour certains évènements et seront annoncés sur place.

Animaux de compagnie et de service

• L'hôtel n'autorise pas les animaux de compagnie. Néanmoins, les chiens de service sont acceptés. Veuillez informer l'équipe des Inscriptions si vous amenez un chien de service.
• Des frais supplémentaires peuvent être portés à votre charge par l'hôtel (frais de nettoyage supplémentaires, chambre Solo obligatoire).

The Bottom Line

• Quand vous avez un doute, posez la question - de préférence avant que la convention ne commence. Nous serons heureux de répondre à vos questions.
• Le responsable Safety et ses députés se réservent le droit d’appliquer des sanctions contre toute personne ne respectant pas les règles édictées et/ou qui adopte un comportement inapproprié. La définition de comportement inapproprié est à la discrétion du responsable Safety ou d’un membre du comité d'administration.
• Les sanctions peuvent aller d’un simple rappel à une exclusion permanente de la convention pour l’édition courante et/ou des éditions suivantes.
• Si jamais vous deviez rencontrer des problèmes avec d’autres participants ou avec les bénévoles, contactez un membre de l’équipe Stewards, de l’équipe Safety ou un membre du comité d'administration.
• Si pour quelque raison que ce soit vous pensez avoir été traité ou sanctionné injustement par ce règlement, veuillez contacter le comité d’administration Board@fluufff.com après la convention. Nous étudirons le cas avec vous. Veuillez utiliser le formulaire de contact pour toute question ou remarque concernant nos règles, termes et conditions.

Nous vous souhaitons une bonne convention !

Flüüfff's Dealers Den Policies

All Policies are subject to change without notice. By applying for space in the Flüüfff Dealers Den, you agree you have read and understand these policies.

Registering for the Dealers Den

Our registration is not a First Come, First Serve kind of deal;

• 4 weeks after initial registration we will start making the first sketch for the room; 18th of June 2022
• The applications after this process will be sorted in, when possible.
• We strife to send out the first room sketch out the
• When the room is full, the dealer will receive an email notification of being on the Waiting list.

Please note, we are volunteers; we strive to complete this phase and communicate it to every Dealer if they are chosen, but this might be delayed.

Our tables are Free; This means it is a free service from the convention towards you, our Dealers, just as it is a service to our attendees.

The registration for a table is done in the initial registration process for becoming an attendee for this edition. This means: You will need to have a valid convention ticket, and thus paid in full, by the time we will make the room sketch.

Approval

Once you have been approved you will be sent an email notifying you. If you were approved, and your table wasn’t claimed within 2 weeks, you can email the Dealers Den team (dealers.den@fluufff.org) and request to be placed on the waiting list; you are not directly eligible for a new table.

If you are placed on the waiting list, you will be added to the bottom of the list. If we reach you again, you will have 2 weeks to accept this one via a reply. If you fail to claim that table - you will not be added to the waiting list for that year/edition/convention again.

What we look for in our Dealers:

• Quality: We want to offer the best to our attendees, so this is important for us.
• Variety: We want to offer a large selection of products made for and within the furry community.
• Quantity: The weekend has an attendee rate of about 300 guests right now. We strive for a Dealers Den that has a full look.
• Belgian: We are a Belgian convention, and we want to try to have a certain % of local vendors every year.

Prior experience as a dealer is not necessary.

General Information

Here you will find the information that is more general, and will mostly stay the same for every year.

Table sizes

(Width x Depth cm)

• Small 90 x 90
• Medium 120 x 90
• Large: 180 x 90

If not all spots end up being filled - we might contact you for a bigger table size.

Hours

The Flüüfff's Dealers Den will be open to our attendees during the hours listed below, unless otherwise noted. We will make every attempt to communicate changes to dealers, via email, our Dealer Telegram channel, conbook and the information screens during the convention.

Every Regular Hours timeslot ends with the ‘Closing of the doors’ 30minutes up front, where new attendees will not be let into the Dealers Den which should provide Dealers with the full hour of Afternoon break.

We will not wait for you to open the doors; It is your responsibility to be ready and on time when the doors open; When you are not able to come to your table, due to illness or any other reason, you are also responsible to arrange someone to take care of your table.

Thursday

• 08:00 - 10:00 - Dealer Setup ONLY
• 10:00 - 13:00 - Regular Hours 1
• 14:00 - 17:30 - Regular Hours 2

Friday

• 10:00 - 13:00 - Regular Hours 1
• 14:00 - 17:30 - Regular Hours 2

Saturday

• 10:30AM - 13:00PM - Regular Hours 1
• 14:00PM - 17:30PM - Regular Hours 2
• 17:30PM - 19:30PM - Tear Down

Convention Ticket

Dealer tables do not come with Convention Tickets. All dealers and their assistants must have purchased a ticket before they can enter the Dealer’s Den. Dealers and assistants will have a marking on or attached to their badge to show they may enter the room during Dealer set-up/closing time. All assistants must be connected to a dealer, and there is a limit of 1 assistant per Dealer.

Dealer Room

The Dealers Den will be secured when not open. The room will be locked and checked regularly. Do not, under any circumstances, leave cash or other valuables inside of the Dealers Den that you may need after the den closes. This includes Laptops, MP3 players, or medication. This room will not be opened before the next slot without a good cause.

Table Sharing

Tables may be split between 2 individual dealers. However, the second dealer must go through the registration process just as the first dealer. Once approved, when the deadline hasnt passed yet, their information will be added to the conbook. Each dealer will need to apply, and can request to be seated next to another dealer. Please see ‘Requests’ for more information.

Internet

We will not provide a special internet access for our Dealers. You are able to use your own cellular or the open guest Wifi of the hotel.

Requests

Flüüfff's will make every attempt to satisfy any and all special requests, but we can’t guarantee anything. If you have a special request, you are urged to contact us as soon as possible. Requests for electricity and wall space will be fulfilled first. Other requests, such as to sit next to a specific dealer, will be the last to be fulfilled, these requests also need to be submitted by both dealers; So both Dealer A and B have to inform us that they prefer to sit next to each other.

Display Guidelines & Behavior

Please remember that not everyone may share your tastes, and that your behavior is representative of the entire fandom, just as the event itself.

Not Safe for Work (NSFW)

Definition: en.wikipedia.org/wiki/Not_safe_for_work .

We ask you kindly to put any work that is considered NSFW in a folder and thus not display this openly; for example, art/print dealers we request, where applicable, that two separate binders (‘Clean’, ‘NSFW’) be kept. If you are unsure if your piece of merchandise is NSFW, please contact the Dealers Den team on site, or prior via email.

Art or any other depiction of Zoophilia, and Pedophila, Religion, Racism or otherwise will be asked to be put away. Items made from real fur or body parts (taxidermy, skulls) are also forbidden to be sold.

Behavior rules

• No space may be transferred without permission from the Dealers Den head.
• No loud displays will be permitted. We will provide some nice music in the room.
• No pirated works may be sold in the Dealers Den. Piracy is theft.
• When selling items or art made by another artist than you as dealer, we ask you to clearly mark items with the info of said artist. We may also ask you for the official paperwork that states that you own the copyrights of these art pieces.
• Free standing displays or stands may not be used in any way that can cause a safety issue or clogs the walkway. If you plan on using anything Outside of your tablespace, please inform the Dealers Den staff so we can plan this into our table set up.
• No weapons may be sold in the Dealers Den. Exceptions can be made on a case-by-case basis, but will need to be cleared through security.
• No more than 2 people may be behind a single table at any given time.
• Please keep your area clean and take your trash with you, or dispose of it in any of the trash cans provided, when you close up each night.
• Have common decency and respect; don’t steal another Dealer’s customers, and protect one another's goods from theft.

The Dealers Den Head of Department and their Deputy will have a final say on all disputes in the Den. You can appeal to the Director, but they are likely to decide in favor of the Head. All Flüüfff's Policies apply in the Dealers Den.

Waiting List

The Dealers Den waiting list will consist of all the pre-approved dealers selected from initial applications. The applications will be closed 4 weeks prior to the convention. Please apply during this period to be considered for the waiting list. In the event of a cancellation, the first person on the list will be contacted to fill the space, and so forth.

In any case, be it with first choice Dealers, or people from the waiting list: you will need to accept this table within 4 days with a reply on the email where we inform you. If this reaction isn't received in time, the dealer will be put to the bottom of the waiting list. In the event they miss the second opening of a table, they will be removed completely.

Cancelation

Please let us know as soon as possible, if you end up unable to attend the convention. This way we are able to get in contact with dealers from our waiting list quickly, so they can use that time to prepare and plan.

Dealers Den tables are not transferable to other dealers at the request of the canceling dealer. Flüüfff is not responsible for upholding promised transfers that violate these Terms of Service. Please do this via an email. Cancelation via Telegram won’t be accepted as an official means of notification.

Final Notes

Complaints or concerns concerning the Dealers Den should be addressed to the Dealers Den Head at dealers.den@fluufff.org.

Politique de confidentialité

Mise à jour du document original : 23 April 2022 Traduction : 27 Avril 2022

Termes et Définitions

• “Nous”,"le site de la Flüüfff", "Flüüfff", "Flüüfff non profit" : ces termes désignent tous la Flüüfff ASBL qui est une association sans but lucratif organisatrice de la convention Flüüfff et à qui appartient le site fluufff.org
• Cookies : les cookies sont des fichiers générés et stockés dans votre navigateur suite à une requête du site web que vous visitez.
• “Inscription” : fait référence au procédé qui permet d’obtenir des tickets pour la convention.
• “Platyplus”, “Platy+” : le système d’inscription utilisé par la Flüüfff.

Règles

Vous nous donnez votre consentement pour que nous puissions traiter et stocker toute information personnelle vous concernant. Les informations que vous communiquez sur Fluuffff.org sont nécessaires à votre inscription. Certaines de ces informations peuvent être communiquées à un tiers :

• Votre nom, adresse et numéro de carte d'identité sont envoyés à l’hôtel Bedford pour qu'ils puissent traîter votre réservation de chambre.
• Votre nom, adresse et email sont envoyés à Stripe pour effectuer le paiement en ligne (si vous payez par carte de crédit ou de débit). Ces mêmes données sont utilisées pour votre inscription à la convention et pour générer vos devis. Votre date de naissance est nécessaire afin que nous puissions nous assurer que vous aurez au moins 18 ans lors du premier jour de la convention. Même si vous n'avez pas été jusqu'au bout de l'inscription, vos données restent stockées afin de vous permettre de reprendre l’inscription plus tard, jusqu'au jour où les inscriptions seront terminées.

Contact

Nous utiliserons également votre adresse email pour vous envoyer des messages importants concernant votre inscription à la Flüüfff, comme des mises à jour sur nos termes et conditions ou des changements concernant la programmation de la convention.

Cookies

Nous utilisons des cookies pour vous identifier et vous connecter sur le site web. Ils ne sont pas utilisés pour suivre votre activité ou récupérer d’autres informations personnelles. Le site de la Flüüfff utilise les cookies pour :

• Enregistrer la langue choisie : la langue par défaut du site web est l’Anglais, ce cookie permet de récupérer la langue que vous avez choisie.
• Gérer votre session : une session vous permet de rester connecté et de vous identifier pendant que vous achetez vos tickets.

Tracking

Flüüfff utilise Plausible, un tracker open source sur son site web. Le tracker est hébergé sur plausible.platypl.us par Jan “Tach” Taverniers et n’est utilisé que pour :

• Obtenir, de manière anonymisée, des informations statistiques (nombre de pages visitées, nombre de visiteurs uniques…).
• Améliorer le système d’inscription Platyplus à l’aide de ces informations. Ce tracker n’utilise pas de cookies. Pour en savoir plus au sujet de Plausible et comment vos données sont anonymisées, vous pouvez visiter Plausible’s Data Policy (en anglais).

Vos Droits

Vous avez le droit de :

• Demander à ce que nous supprimions toute information personnelle qui ne serait plus nécessaire.
• Demander à ce que nous corrigions toute information personnelle erronée.
• Demander une copie de toutes vos informations personnelles, que nous possédons, sous un format électronique. Veuillez utiliser le formulaire de contact si vous souhaitez mettre en application un de ces droits ou pour toute information supplémentaire sur le sujet.

Traitement Automatisé des Données

Les données récupérées ne sont pas utilisées par un système automatique de prise de décision.

Sécurité des données

Aucun logiciel ou matériel électronique ne peut être totalement sécurisé contre tout vol ou divulgation de données, mais nous faisons de notre mieux pour le garder aussi sécurisé que possible contre tout tiers malveillant. S’il devait malgré tout y avoir un vol de données, vous serez notifié à propos de l'incident et nous mettrons une annonce sur le site web dès qu'il sera possible de le faire.

Conservation des informations personnelles

Toutes les informations personnelles (non liées à la facturation) stockées sur nos bases de données seront supprimées un mois après la fin de la convention. Les données de facturation seront préservées aussi longtemps que requis par la loi Belge. Vos données personnelles sont stockées dans une base de données en France.