Algemene Voorwaarden

Wettelijke Vermeldingen

Flüüfff ASBL is een geregistreerde Belgische Non Profit Organisatie met organisatienummer 0662.498.716 (Meer info op het Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen).
Flüüfff, asbl Rue du Cadran 7 1210, Saint-Josse-ten-Noode België De beheerders van de NPO zijn Thierry Dognié, Jan Taverniers, Wybren van der Meer en Benoît Volckaert. Alle winsten gemaakt tijdens het evenement zullen worden gebruikt voor materieel en/of diensten om de volgende edities te verbeteren of zullen worden gedoneerd aan goede doelen.

Algemene voorwaarden

Deze Algemene voorwaarden gelden voor alle deelnemers en bezoekers van de conventie.

Registratie en Betalingen

Om deel te mogen maken van de conventie moet je in het bezit van een ticket, gedistribueerd via de Flüüfff registratie. Tickets verkregen van andere bronnen zijn niet geldig.

Controle

Inschrijvingen zijn onderworpen aan goedkeuring van het registratieteam, ook wel ‘Registratie’ genoemd.

Betaalmogelijkheden

We aanvaarden betalingen via bankoverschrijvingen, kredietkaart (Visa, Mastercard) en debetkaarten (Bancontact, Maestro). Andere manieren van betaling worden niet geaccepteerd.

Betaling via Bankoverschrijving

De eerste betaling van de factuur moet via bankoverschrijving betaald worden in de eerste 10 kalenderdagen na aankoop. Als er geen bewijs van betaling is binnen de 10 dagen na de selectie van betaalmethode, kan de gereserveerde plaats geannuleerd worden en vrijgegeven worden aan anderen. We laten gespreide betaling toe van maximum 3 schijven tot 2 maanden voor de start van de conventie. Dit voor betalingen vanaf 120€.

• De eerste schijf moet betaald zijn binnen de 10 dagen.
• Alle schijven moeten betaald zijn binnen de 2 maanden of ten laatste 1 maand voor de start van de conventie, welke van de bovenstaande twee opties het eerst plaatsvindt.
• Als de betaling niet volledig is bij de bovenvermelde deadline zal de registratie worden geannuleerd zonder terugbetaling.

Betaling via Stripe (Bancontact, krediet- en debetkaart)

Kamerverdeling

Het registratieteam behoudt het recht om deelnemers te herboeken in andere kamers mochten alle kamers bezet zijn en\of er vrije plekken in bepaalde kamers overblijven. Het prijsverschil, indien aanwezig, zal terugbetaald worden.

Registratie

Alle leden die zich inschrijven voor de officiële registratiedatum kunnen verbannen worden van de conventie op basis van beslissingen gemaakt door de voorgenoemde beheerders. Het registratieteam behoudt het recht tot terugbetaling van de inschrijvingskosten.

Aflevering

Een bevestigingsmail zal worden verstuurd wanneer de volledige inschrijving is betaald. Je kan altijd de profielpagina raadplegen om de bevestiging en/of facturen te printen en de status van de betaling na te kijken.

Leeftijdsverificatie

Deelnemers moeten minstens 18 jaar zijn op de eerste dag van de conventie. Minderjarigen zijn niet toegelaten zich in te schrijven en worden belet de conventie te betreden. Deelnemers zijn verplicht hun legale identiteitskaart, rijbewijs of paspoort te tonen bij het inchecken. Je ID informatie moet overeenkomen met onze elektronische dossiers.

Annulatie / Ticket Overdracht

Annulatie

Tickets (met alle vergoedingen, extra’s en hotelkamers gereserveerd bij ons inbegrepen) zijn niet terugbetaalbaar. Tickets (met alle extra’s en reservaties inbegrepen) kunnen overgedragen worden. Beide partijen moeten in dit geval een email sturen naar registration@fluufff.org, gebruik makend van de email van registratie samen met hun registratienummer en bevestiging van overdracht. Het registratieteam zal de databank bijwerken na overdracht en het ontvangen van deze informatie. Alleen wanneer de overdracht is bevestigd via mail is deze vervolledigd. Let op: Ticket overdracht moet eerst goedgekeurd zijn door het registratieteam in alle gevallen. Ieder persoon die niet aanwezig is in onze gegevens zal geen toegang verkrijgen onder iemands anders naam.

Evenement Annulatie

In het geval dat het evenement geannuleerd wordt zullen alle betalingen naar Flüüfff (ticket, hotel) terugbetaald worden met uitzonderingen van handelingskosten en organisatiekosten. Elke andere uitgave (zoals vervoerskosten of andere uitgaves niet bij Flüüfff) zullen niet terugbetaald worden onder alle omstandigheden.

Sponsoring

Sponsoren is een makkelijke manier om uw steun te geven aan de conventie via een extra donatie. Als tegenprestatie zal u vermeld worden in de conbook, een anders gestijlde naamkaart en een extra geschenkpakket.

Gedragscode

Deze regels en richtlijnen gelden voor alle deelnemers van de conventie Flüüfff presenteert zich als een professionele conventie met vriendelijke, open en respectvolle leden van de furry gemeenschap en vrienden.Om misverstanden te voorkomen op toegelaten gedrag, wordt van u verwacht deze algemeen geaccepteerde regels te volgen. Wees zeker dat u deze gelezen heeft en begrijpt. Houdt ook in gedachten dat deze regels gelden voor de hele termijn van de conventie, vroege aankomst en laat vertrek inbegrepen.

Registratie en Badges

• U moet minstens 18 jaar zijn op de eerste dag van de conventie.
• Alleen geregistreerde deelnemers met een officiële badge van het huidig jaar kunnen toegang verkrijgen tot de conventie ruimtes.
• U bent verplicht om uw conventie badge zichtbaar te dragen op elk moment met het oog op identificatie als deelnemer.
• Deelnemen zonder een geldige conventie badge of de impersonatie van een andere deelnemer door het gebruik van hun badge is niet toegelaten.
• U mag niet zich voordoen als officiële vooropgestelde conventie rollen, bvb., door het dragen van sleutelkoorden met kleuren die overeenkomen met die van personeelsleden.
• Het veranderen van informatie op de badge is verboden (ook door middel van het gebruik van stickers of tekeningen)
• Overnachting zonder geldig hotel bewijs (“ghosting”) is verboden.
• Het vergemakkelijken van deelname en / of overnachting zonder geldig bewijs (permissie van hotel en registratie) is verboden en kan resulteren in verbanning van het huidige en toekomstige evenementen.
• Bij het verlies van de kamersleutel contacteert u de hotelreceptie. Flüüfff is niet aansprakelijk voor schade als resultaat van verlies.

Algemeen Gedrag

• Geaccepteerd gedrag wordt van elke deelnemer verwacht:
  • Behandel anderen met respect.
  • Als iemand vraagt om te stoppen, stop. Als ze vragen om (persoonlijke) afstand, geef afstand. Op deze regel is er geen discussie mogelijk.
  • Enkelen laten slechts fysiek contact toe aan vrienden en familie. Bij onzekerheid bij toelating van fysiek contact (knuffel, getackeld, besprongen worden, of eender welk ander fysiek contact), vraag de persoon in kwestie voor toestemming.
• U bent aansprakelijk voor alle schade u veroorzaakt aan schade aan het materieel van andere deelnemers en van het hotel en de conventie.
• Schoonmaakkosten als gevolg van uw acties kunnen gesanctioneerd worden.

Fursuiting

• Behandel fursuiters voorzichtig, zodat het kostuum noch de persoon er in beschadigd wordt. Wees bedachtzaam dat fursuiters gelimiteerd zicht en gehoor hebben.
• Enkel de volgende personen zijn toegelaten in de Fursuit Lounge: Personeelsleden, Fursuiters en maximum één helper per suiter.
• Foto’s en video’s maken in de Fursuit Lounge is verboden.
• Raak geen suit aan die niet van jou is. Hangt er een suit in de weg? Contacteer dan een personeelslid om het voor jou te behandelen.
• Gratis snacks en drankjes zijn beschikbaar enkel voor fursuiters die hun suit in de Fursuit Lounge hebben.
• Een fursuit plekje reserveren met handdoeken/tape/voorwerpen is niet toegelaten, personeel kan deze voorwerpen verwijderen om plaats te maken voor suiters die deze nodig hebben.

Kledij en Fatsoenlijkheid

Flüüfff wilt zo tolerant en gastvrij mogelijk zijn voor alle aanwezigen. Dit betekent dat we zo soepel mogelijk willen zijn, zolang het andere aanwezigen die zich in de publieke ruimtes begeven niet kwetst. Uitzonderingen op deze onderstaande regels zullen duidelijk gecommuniceerd worden met zowel de specifieke uren als de ruimtes waar ze van toepassing zijn. Let op dat sommige kledij of gelijkaardige voorwerpen schade kunnen veroorzaken aan de (repuratie van de) conventie en/of de fandom en niet gedragen mogen worden in het openbaar. Als je twee keer moet afvragen of nadenken of je iets in het openbaar zou doen of dragen, breng het naar je kamer. Personeelsleden van de conventie hebben het recht te beslissen welke kledij en/of accessoires in strijd zijn met de volgende regels. Vragen over de regels over kleding en outfits moeten gericht worden aan de verantwoordelijke voor registraties.

• Kostuums, accessoires of voorwerpen gemaakt uit echt vacht zijn verboden.
• Het weergeven van ieder offensief symbool (inclusief elke afbeelding van racisme, homofoob of discriminerend symbolisme) is verboden.
• Anatomisch correcte kostuums, furry of anders, moeten aangekleed zijn.
• Intieme interacties welke meer zijn dan een weergave van affectie zijn niet toegelaten in het openbaar.
• Weergave van objecten met een volwassen thema zijn verboden in de publieke zones van het hotel. Dit bevat (maar is niet beperkt tot): Kamerbordjes, flyers, visitekaartjes, posters en tekeningen op publieke prikborden.
• Dragen van fetish-uitrustingen is verboden in de publieke zones van de conventie ruimte, zelfs als het deel is van een kostuum. Puphoods, seksspeeltjes, zwepen en andere sexueel getinte kledij zijn inbegrepen in deze regel. Behalve voor:
  • Op een kostuum: harnassen, Halsbanden,muilkorven, leibanden, losse pols boeien.
  • Niet op een kostuum: Halsbanden, losse pols boeien.

Alcohol en Drugs

• Er wordt van u verwacht om met mate te drinken. U kan aansprakelijk gesteld worden voor wat u zegt en doet, zelfs in dronken toestand.
• Personen die zo dronken zijn dat ze niet meer op zichzelf kunnen bewegen, zullen naar hun kamer worden begeleid. Als dit meer dan één keer gebeurd, kunnen er andere sancties worden opgelegd.
• Roken en vapen (bvb, met een elektronische sigaret) is niet toegelaten in het gehele hotel gebouw, inclusief de hotelkamers. Een aanzienlijke schoonmaakkost zal in rekening gebracht worden voor roken en vapen in het gebouw.
• Het is nergens op het domein toegestaan om alcohol gekocht buiten het hotel te drinken, behalve in private hotelkamers. Deze regel overtreden zal als resultaat opleveren dat de drank in beslag wordt genomen en een mogelijke afwijzing voor toelating voor toekomstige evenementen.
• Het bezit, gebruik of verkoop van illegale middelen worden niet getolereerd. Hetzelfde geldt ook voor het misbruik van allerlei andere middelen, zoals drugs.
• Schoonmaakkosten als resultaat van alcoholmisbruik kunnen worden toegepast wanneer het nodig is.

Algemene Regels van het Hotel

• Consumptie van eten of drinken gekocht buiten het hotel is verboden, behalve in je eigen hotelkamer.
• Voor de veiligheid van alle hotelgasten, is roekeloos gedrag (zoals ruwe spelletjes, speelgevechten, parkouring) verboden.
• Aanwezigen mogen de dienstruimtes van het hotel niet betreden. Dit bevat alle backstages, dienstliften, de daken, nooduitgangen en all ruimtes gemarkeerd met “Staff Only”.
• Rommelen met eender welk apparaat voor brandbeveiliging - In het bijzonder, misbruikelijk triggeren van de branddeuren of alarmen - is verboden en zullen serieuze consequenties hebben. Hetzelfde geldt voor het uitschakelen van rookmelders.
• Breek met opzet geen glowsticks of gelijkaardige items, bvb alles wat kleurstoffen, plakkerige of bijtende materialen bevat.
• Kleef of plak geen objecten op eender welk oppervlakte van het hotel (zoals, maar niet beperkt tot, deuren, muren, plafonds, liften).

Hotelkamers en Privacy

• Er wordt van U verwacht dat de hotelkamers en andere eigendommen van het hotel met zorg worden behandeld. U zal persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor elke schade die U heeft veroorzaakt.
• U moet de vuilnisbakken in het hotel gebruiken. Het gebruik van deze vuilnisbakken zorgt voor minder extra schoonmaakkosten van het hotel.
• Het is aangeraden om uw kamergenoten toestemming te vragen vooraleer u een kamerfeestje organiseert of andere personen uitnodigt. Dit is om zeker te zijn dat iedereen de beste ervaringen mogelijk heeft.
• U mag geen andere personen in eender andere hotelkamer opzettelijk storen.
• Andere hotelgasten zijn hier voor hun eigen redenen. Limiteer alstublieft de interactie met hen met vriendelijk gedrag. Als andere hotelgasten problemen zouden veroorzaken, gelieve dan contact op te nemen met de receptie van het hotel.

(Valse) Wapens en Gevaarlijke voorwerpen

• Let alstublieft op de strikte Belgische wapenwetgeving en dat zelfs valse wapens niet mogen worden gezien of gedragen worden in het openbaar.
• Alle wapens, inclusief valse, replica's, gereedschap, en speelgoed moeten ter plekke worden goedgekeurd door het veiligheidspersoneel direct na uw registratie
• Waterpistolen, NERF-wapens, en gelijkaardige voorweren zijn verboden in het gebouw, behalve voor bepaalde aangegeven locaties en tijden voor specifieke evenementen, op voorhand goedgekeurd op papier door onze evenementen-departement. Contacteer het evenementen-departement goed op voorhand als U wenst een evenement te organiseren met deze voorwerpen. Zulke evenementen worden geval per geval geëvalueerd. Er moet zorg gedragen worden dat er niets of niemand wordt beschadigd of gekwetst, zelfs buiten het hotelterrein.
• Nepgevechten, zwaardvechten, vuurspuwen, of andere activiteiten dat omstanders of eigendom van het hotel nadelig kunnen beïnvloeden zijn niet toegestaan zonder expliciete toestemming van het Hoofd van Veiligheid.
• Het Hoofd van Veiligheid kan eisen dat uw wapen beveiligd wordt (buiten werken en duidelijk gemarkeerd als goedgekeurd). Knoeien met deze beveiliging is verboden.

Commerciële Activiteiten

• Alle commerciële activiteiten van Flüüfff, Dealers’ Den en Artists’ Alley inbegrepen, zijn onderworpen aan hieronder beschreven regels.
• Het hoofd van de Dealers' Den heeft het laatste woord over alle aangelegenheden die betrekking hebben op commerciële activiteiten op Flüüfff binnen de Artists' Alley / Dealers' Den.

Fotografie en Video

• Met het uitvoeren van foto- en videografie op Flüüfff geeft u ons het recht om uw werk te gebruiken in connectie met ons evenement. Beeldmateriaal van privé kamers is vrijgesteld van deze regel.
• Flüüfff geeft u het recht om alle foto’s en video’s die genomen zijn op de conventie enkel te gebruiken voor privé en/of niet-commerciële doeleinden.
• Publicatie voor media met winst (zoals de pers, televisie, of andere commerciële massamedia) vereist een geschreven toestemming van het Hoofd van Publieke Communicatie.
• De officiële camera teams van Flüüfff kunnen video’s en foto’s maken in de publieke ruimtes van de conventie en gedurende evenementen die gebruikt zullen worden in verschillende publicaties. Bij het deelnemen van de conventie stemt u toe dat foto’s en video’s genomen met u er op gebruikt kunnen worden in publicaties zonder vrijstelling of vergoeding. Een vrijstelling zal enkel nodig zijn voor materiaal verworven in situaties waar een redelijke verwachting van privacy bestaat.
• U heeft het recht om uw beeld te laten vervagen of verwijderen van de genomen foto’s en video’s gemaakt op Flüüfff. U moet dan het Media Team contacteren en hen de alle nodige informatie en details geven.
• Fotograferen in de Dealers Den, Artists Alley en Art Show is verboden. Camera’s zijn absoluut niet toegelaten in de Art Show.
• Andere beperkingen of regels kunnen van toepassingen zijn voor bepaalde evenementen.

(Huis)dieren

• Helaas laat het hotel geen dieren niet toe. Enkel assistentiedieren zijn toegelaten op Flüüfff mits melding hiervan op voorhand aan registratie is gedaan.
• Het hebben van een assistentiedier in de hotelkamer kan leiden tot extra schoonmaakkosten.

Essentie

• Bij twijfel, vraag – Best voor de start van de conventie. We beantwoorden graag uw vraag.
• Het hoofd van beveiliging en zijn plaatsvervangende reserves behouden het recht om sancties op te leggen aan overtreders en medeplichtigen aan overtreders van deze regels en / of betrokken in ander ongepast en onacceptabel gedrag. De definitie van onacceptabel gedrag blijft uitsluitend ter beoordeling van het Hoofd Veiligheid en de raad van bestuursleden.
• Sancties voor het overtreden van de regels kunnen variëren van een vriendelijke herinnering tot een permanent verbod om deel te nemen aan de conventie en/of toekomstige edities.
• Als u problemen heeft met andere aanwezigen of personeel, neem dan contact op met een steward, veiligheidspersoneel of bestuurslid.
• Als u om welke reden dan ook van mening bent dat u door deze regels onrechtvaardig bent behandeld, neem dan na de conventie contact op met het bestuur via Board@fluufff.com, dan zullen wij uw klacht samen met u bekijken. Gelieve het contactformulier te gebruiken voor alle vragen betreffende ons beleid en onze algemene voorwaarden. We hopen dat u een geweldige tijd zal hebben!

Flüüfff's Dealers Den Policies

All Policies are subject to change without notice. By applying for space in the Flüüfff Dealers Den, you agree you have read and understand these policies.

Registering for the Dealers Den

Our registration is not a First Come, First Serve kind of deal;

• 4 weeks after initial registration we will start making the first sketch for the room; 18th of June 2022
• The applications after this process will be sorted in, when possible.
• We strife to send out the first room sketch out the
• When the room is full, the dealer will receive an email notification of being on the Waiting list.

Please note, we are volunteers; we strive to complete this phase and communicate it to every Dealer if they are chosen, but this might be delayed.

Our tables are Free; This means it is a free service from the convention towards you, our Dealers, just as it is a service to our attendees.

The registration for a table is done in the initial registration process for becoming an attendee for this edition. This means: You will need to have a valid convention ticket, and thus paid in full, by the time we will make the room sketch.

Approval

Once you have been approved you will be sent an email notifying you. If you were approved, and your table wasn’t claimed within 2 weeks, you can email the Dealers Den team (dealers.den@fluufff.org) and request to be placed on the waiting list; you are not directly eligible for a new table.

If you are placed on the waiting list, you will be added to the bottom of the list. If we reach you again, you will have 2 weeks to accept this one via a reply. If you fail to claim that table - you will not be added to the waiting list for that year/edition/convention again.

What we look for in our Dealers:

• Quality: We want to offer the best to our attendees, so this is important for us.
• Variety: We want to offer a large selection of products made for and within the furry community.
• Quantity: The weekend has an attendee rate of about 300 guests right now. We strive for a Dealers Den that has a full look.
• Belgian: We are a Belgian convention, and we want to try to have a certain % of local vendors every year.

Prior experience as a dealer is not necessary.

General Information

Here you will find the information that is more general, and will mostly stay the same for every year.

Table sizes

(Width x Depth cm)

• Small 90 x 90
• Medium 120 x 90
• Large: 180 x 90

If not all spots end up being filled - we might contact you for a bigger table size.

Hours

The Flüüfff's Dealers Den will be open to our attendees during the hours listed below, unless otherwise noted. We will make every attempt to communicate changes to dealers, via email, our Dealer Telegram channel, conbook and the information screens during the convention.

Every Regular Hours timeslot ends with the ‘Closing of the doors’ 30minutes up front, where new attendees will not be let into the Dealers Den which should provide Dealers with the full hour of Afternoon break.

We will not wait for you to open the doors; It is your responsibility to be ready and on time when the doors open; When you are not able to come to your table, due to illness or any other reason, you are also responsible to arrange someone to take care of your table.

Thursday

• 08:00 - 10:00 - Dealer Setup ONLY
• 10:00 - 13:00 - Regular Hours 1
• 14:00 - 17:30 - Regular Hours 2

Friday

• 10:00 - 13:00 - Regular Hours 1
• 14:00 - 17:30 - Regular Hours 2

Saturday

• 10:30AM - 13:00PM - Regular Hours 1
• 14:00PM - 17:30PM - Regular Hours 2
• 17:30PM - 19:30PM - Tear Down

Convention Ticket

Dealer tables do not come with Convention Tickets. All dealers and their assistants must have purchased a ticket before they can enter the Dealer’s Den. Dealers and assistants will have a marking on or attached to their badge to show they may enter the room during Dealer set-up/closing time. All assistants must be connected to a dealer, and there is a limit of 1 assistant per Dealer.

Dealer Room

The Dealers Den will be secured when not open. The room will be locked and checked regularly. Do not, under any circumstances, leave cash or other valuables inside of the Dealers Den that you may need after the den closes. This includes Laptops, MP3 players, or medication. This room will not be opened before the next slot without a good cause.

Table Sharing

Tables may be split between 2 individual dealers. However, the second dealer must go through the registration process just as the first dealer. Once approved, when the deadline hasnt passed yet, their information will be added to the conbook. Each dealer will need to apply, and can request to be seated next to another dealer. Please see ‘Requests’ for more information.

Internet

We will not provide a special internet access for our Dealers. You are able to use your own cellular or the open guest Wifi of the hotel.

Requests

Flüüfff's will make every attempt to satisfy any and all special requests, but we can’t guarantee anything. If you have a special request, you are urged to contact us as soon as possible. Requests for electricity and wall space will be fulfilled first. Other requests, such as to sit next to a specific dealer, will be the last to be fulfilled, these requests also need to be submitted by both dealers; So both Dealer A and B have to inform us that they prefer to sit next to each other.

Display Guidelines & Behavior

Please remember that not everyone may share your tastes, and that your behavior is representative of the entire fandom, just as the event itself.

Not Safe for Work (NSFW)

Definition: en.wikipedia.org/wiki/Not_safe_for_work .

We ask you kindly to put any work that is considered NSFW in a folder and thus not display this openly; for example, art/print dealers we request, where applicable, that two separate binders (‘Clean’, ‘NSFW’) be kept. If you are unsure if your piece of merchandise is NSFW, please contact the Dealers Den team on site, or prior via email.

Art or any other depiction of Zoophilia, and Pedophila, Religion, Racism or otherwise will be asked to be put away. Items made from real fur or body parts (taxidermy, skulls) are also forbidden to be sold.

Behavior rules

• No space may be transferred without permission from the Dealers Den head.
• No loud displays will be permitted. We will provide some nice music in the room.
• No pirated works may be sold in the Dealers Den. Piracy is theft.
• When selling items or art made by another artist than you as dealer, we ask you to clearly mark items with the info of said artist. We may also ask you for the official paperwork that states that you own the copyrights of these art pieces.
• Free standing displays or stands may not be used in any way that can cause a safety issue or clogs the walkway. If you plan on using anything Outside of your tablespace, please inform the Dealers Den staff so we can plan this into our table set up.
• No weapons may be sold in the Dealers Den. Exceptions can be made on a case-by-case basis, but will need to be cleared through security.
• No more than 2 people may be behind a single table at any given time.
• Please keep your area clean and take your trash with you, or dispose of it in any of the trash cans provided, when you close up each night.
• Have common decency and respect; don’t steal another Dealer’s customers, and protect one another's goods from theft.

The Dealers Den Head of Department and their Deputy will have a final say on all disputes in the Den. You can appeal to the Director, but they are likely to decide in favor of the Head. All Flüüfff's Policies apply in the Dealers Den.

Waiting List

The Dealers Den waiting list will consist of all the pre-approved dealers selected from initial applications. The applications will be closed 4 weeks prior to the convention. Please apply during this period to be considered for the waiting list. In the event of a cancellation, the first person on the list will be contacted to fill the space, and so forth.

In any case, be it with first choice Dealers, or people from the waiting list: you will need to accept this table within 4 days with a reply on the email where we inform you. If this reaction isn't received in time, the dealer will be put to the bottom of the waiting list. In the event they miss the second opening of a table, they will be removed completely.

Cancelation

Please let us know as soon as possible, if you end up unable to attend the convention. This way we are able to get in contact with dealers from our waiting list quickly, so they can use that time to prepare and plan.

Dealers Den tables are not transferable to other dealers at the request of the canceling dealer. Flüüfff is not responsible for upholding promised transfers that violate these Terms of Service. Please do this via an email. Cancelation via Telegram won’t be accepted as an official means of notification.

Final Notes

Complaints or concerns concerning the Dealers Den should be addressed to the Dealers Den Head at dealers.den@fluufff.org.

Privacy policies

Laatste wiziging: April 23, 2022

Begrippen en definities

• "Wij", "Flüüfff-website", "Flüüfff", "Flüüfff vzw" verwijzen allemaal naar de vzw Flüüfff, die de Flüüfff-conventie organiseert en eigenaar is van de website www.fluufff.org.
• Cookies: cookies zijn bestanden die door uw browser worden aangemaakt en op verzoek van een website op uw computer worden opgeslagen.
• Registratie verwijst naar de manier en het proces van het verkrijgen van uw tickets voor de conventie, evenals het ontvangen van een eerste-aankomst-pakket.
• Platyplus: de naam van het door Flüüfff gebruikte registratiesysteem.

Richtlijnen

U geeft ons uw toestemming om bepaalde persoonlijke informatie over uzelf te verwerken en op te slaan. De informatie die u aan fluufff.org meedeelt, is nodig voor uw inschrijving op de website en voor het evenement. Sommige van deze gegevens worden doorgegeven aan derden:

• Uw naam, e-mail en adres worden naar het Bedford Hotel gestuurd.
• Uw naam, adres en e-mailadres worden naar Stripe gestuurd om uw online betaling te verwerken (als u met een krediet- of debetkaart betaalt). Dezelfde persoonsgegevens worden gebruikt voor uw inschrijving voor de conventie zelf en om uw factuur te genereren. Uw geboortedatum is nodig om er zeker van te zijn dat u 18 jaar of ouder bent bij aanvang van de conventie. Ook als u het registratieproces niet heeft voltooid, worden uw gegevens opgeslagen om u in staat te stellen het registratieproces later te beëindigen.

Contact

Wij zullen uw e-mail gebruiken om u belangrijke berichten te sturen over uw registratie bij Flüüfff, updates over onze voorwaarden en ons beleid, of wijzigingen in het conferentie schema.

Cookies

De hierboven vermelde cookies zijn uitsluitend bedoeld om u op de website te identificeren. Ze worden niet gebruikt om uw activiteiten te volgen. Ze zijn essentieel voor de goede werking van de website. De Flüüfff website gebruikt cookies voor:

• Het opslaan van uw favoriete taal: de standaardtaal van de website is Engels, met deze cookie kunt u de standaardtaal wijzigen.
• Beheer van sessies: met sessies kunt u inloggen op uw profiel en tijdens de registratie de producten selecteren.

Tracking

Flüüfff gebruikt Plausible, een open source tracker op haar website. De tracker wordt gehost op plausible.platypl.us door Jan "Tach" Taverniers en wordt alleen gebruikt door: Flüüfff om geanonimiseerde gegevens met betrekking tot bezochte pagina's, aantal bezoekers, enz. te volgen. Platyplus om het systeem te verbeteren. Deze tracker maakt geen gebruik van een cookie. Voor meer informatie over hoe Plausible werkt en hoe u uw gegevens anoniem kunt houden, kunt u terecht op Plausible’s Data Policy.

Uw Rechten

U heeft het recht om:

• Ons te verzoeken persoonsgegevens te verwijderen indien deze niet langer noodzakelijk zijn.
• Ons te verzoeken voor correctie van eventuele foutieve gegevens.
• Ons te verzoeken om een kopie van alle persoonsgegevens, die u ons in elektronisch formaat hebt verstrekt, te verkrijgen.
• Gelieve het contactformulier te gebruiken indien u een van deze verzoeken wenst in te dienen, of voor meer informatie over deze kwestie.

Geautomatiseerde Besluitvorming

De verkregen gegevens worden door Flüüfff niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming van welke aard dan ook.

Gegevensbescherming

Van geen enkele software of hardware kan worden gezegd dat ze volledig is beveiligd tegen inbreuken op gegevens, maar wij doen ons best om ze zo optimaal mogelijk te beveiligen tegen kwaadwillende derden. Mochten er gegevens worden gestolen, dan zullen wij u daarvan in kennis stellen en zodra wij daartoe in staat zijn een bericht op de website plaatsen.

Behoud van Persoonlijke Informatie

Alle persoonlijke informatie opgeslagen in onze databases zullen worden verwijderd na één maand na het einde van de conventie. Data over facturatie zullen zo lang worden bijgehouden als wettelijk verplicht is door de Belgische wetgeving. Uw persoonlijke data wordt opgeslagen in een database in Frankrijk.